插秧机路面行驶时，如果路面质量好并装上运输胶轮，变速手柄才可置于快速档。田间转移地块、路面质量差或装水田轮时不准使用公路行驶档，以免损坏机器。在陆地上行驶时，秧船上不准站人或堆放重物，以免挂链拉断。
插秧机在到达作业地点后，要用支撑杆支撑动力架，卸下运输胶轮，换上水田轮。这时请注意水田轮的安装方向，叶片立筋应朝后。
装在牵引架上的过埂器是为插秧机作业时过埂或遇到障碍物需要秧船头部翘起时使用的。使过埂器吊钩吊起船，板使插秧机缓缓进入秧田。
插秧机下田时，要根据农艺技术要求和地块情况考虑行走路线和转移地块时的进出路线，以尽量减少人工补苗面积。
插秧机入田第一行程与池埂间要留出一个工作幅的宽度，两端地头也要留出一个工作幅的宽度。
空秧箱装秧时，把秧箱移到一端，在分离针空取一次后停车。
装秧时要让秧苗自由滑下，不要用手推压秧片，防止秧片变形，影响取秧均匀性。秧片要紧贴秧箱，不要在秧门处拱起。
第一次插秧时，要按照农艺要求确定穴距和每穴秧苗的株数，调节好相应的株距和取秧量。一穴苗数小苗4-6株，中苗3-5株，以保证每亩大田适宜的基本苗。插深要求不漂不倒，越浅越好，一般控制在1.5厘米左右，否则应按调整方法进行调整。
秧箱里的秧苗插到露出送秧皮带一半之前，就应及时装秧，否则插秧株距会明显减少。
加秧接头处要对齐，不要留空隙，还要防止秧片变宽，影响取秧均匀性。
秧船主要起支承重量、平整土地、减少机器前进阻力的作用。插秧作业时，把秧船用挂链调到船底平面与地面充分接触，挂链连接以自然高度为宜，不要拉得太紧，秧船随机头边前进边随田面的高低不平而起伏，使插秧深浅一致。同时以利于插秧机向前行驶。
插秧机作业行驶要直，各行间隔要一致，要做到不压苗，尤其是头一行程比较主要，然后靠边界行行驶。
插秧机作业到地头需要转弯时，要先将定位离合器扳到"离"的位置上，然后及时转向，此时插秧机不准插秧。待到与前一趟秧苗平齐位置后再继续插秧作业。
插秧机作业时变速手柄必须置于两个插秧档中的一个档位。变速手柄在10厘米档位时，行走速度为1.33千米／小时，插秧穴距约为10厘米；变速手柄在12厘米档位时，行走速度为1.62千米／小时，插秧穴距为12厘米。
插秧作业到最后时，要观察所剩秧田的大小，如果不足一个工作幅宽度时，应通知装秧手，预先取出靠边一个或几个秧箱内的秧苗，使插秧机相应减少插一行或几行，最后一行程留下一个工作幅宽度，以便顺利圈边。圈边时插秧机靠田埂要留一定距离，圈边转弯或地头迴转时不准插秧，以免损坏部件。插秧圈边后正好驶出秧田。
过埂时装秧手应下机器，不许载人过埂。驾驶员将离合器手柄扳到"离"的位置，用力踩下过梗器，装秧手在前面拖动插秧机过稻田池梗，注意：驾驶员踩过埂器时，脚要踩牢靠，不要由于鞋底有泥水而滑脱。过梗时不许插秧。
在午休或一天工作结束时，要将插秧机的秧箱、秧门上的泥土及时清洗干净，防止晒干变硬后损坏机件。
保障人身和机器的安全，是避免人身痛苦，减少经济损失，保证工作顺利的前提，因此要求驾驶员和装秧手要严格按照正确的操作方法进行操作，驾驶员要经过培训，要了解掌握检查维护，安全操作，调整保养，故障预防等知识。
插秧机工作时，装秧手身体应远离秧箱传动杆，工作中防止触碰皮带轮，三角胶带等传动部件，以免发生事故。严禁用手触碰分离针，以免被刺伤。操作人员衣服要穿戴整齐，以免卷入传动机构造成事故。
机具陷入泥沟，装秧手帮助抬机时，应站在水田轮侧面，严禁站在水田轮前面，防止被水田轮压伤。
变速手柄换档时必须把总离合器分离，严禁不停车挂档，应该经常检查机器紧固计的紧固情况。如有螺丝松动要及时拧紧。在插秧作业中如出现质量下降，应查明原因并采取相应措施。
如有一组栽植臂不工作，并伴有响声，可能是秧门有杂物或分离针变形，阻力增大，安全离合器被打开，一般是有障碍物夹在秧针上，应及时查找原因予以排除。
秧苗出现拱起现象，是苗床水分过多，或装秧不当，应把秧片拿出，扶平，重新装秧。
万向节销轴折断时工作部件不工作，需要更换销轴，更换后注意检查栽植臂停止工作位置。
秧苗日龄过长，秧苗过大，过密或过稀，苗床水分过多，都可能造成插秧作业质量下降。
对插秧机要按时进行维护保养，这是延长机器使用寿命，减少故障，使机器始终保持良好工作状态的重要环节。
插秧机作业全部结束后，应对整机进行擦洗，先用清水将机器上的泥土冲洗干净，再用干毛巾把机器擦干，以防止机器锈蚀。
清洗柴油箱滤芯，要先拆下柴油箱放出柴油，取出滤芯在柴油中清洗干净，然后将清洗好的滤芯在装入油箱里。
使机器保持良好的润滑状态，是延长机器使用寿命和减少故障的重要环节，因此要按时、按质、按量加注润滑油。
新机器在工作2公顷后，要给柴油机更换机油，放出旧油后，加入HC-11号柴油机机油，应加到油标尺刻线中间。以后每季换一次。
行走传动箱机油每季更换一次，更换时将箱内油放出，打开定位分离盖，往箱内加清洁机油，加到油窗孔面中间位置，作业期间每天检查一次。
工作传动箱机油加到油尺标记中间位置，同行走传动箱一样，作业期间每天检查一次，每季更换一次。
左右链箱和栽植臂机油作业期间每天检查一次，链箱加到链条挂油为止，栽植臂加到拨叉处有油为止。
打开栽植臂注油塞处加入胶质润滑油，作业期间每天检查一次。
插秧机长期存放时，最好放在库房，并将各档置于空档位置。