档案整理是指档案工作人员按照规定的原则与方法，对接收的立卷归档材料进行分类、登记和整理归档，使之符合系统化、条理化和科学管理的要求。
档案保管是指科学合理存放和管理档案资料，防止丢失和毁坏，维护档案的完整性和安全性。
档案保管的规定和要求：1.有健全的制度，特别是档案保管状态检查制度。要经常检查档案的存放状态，并作记录，发现问题及时采取补救措施，要及时修补破损档案资料，或对其进行有效的技术处理。2.保持档案管理人员稳定，不随意换人。确需掉换时，须严格履行交接手续。3.复制档案必须保持原貌，不得修改、变更。
档案室的环境和条件：1.设置专门的农机监理档案室，档案室要与牌证业务室连通或相邻，以便办理业务时查阅；2.档案室应防尘、防潮、遮光、防火、防盗、无鼠害、无虫蛀，并在适当位置放置防火器；3.档案室必须保持清洁，不得存放与档案无关的物品；4.做好保卫保密工作；5.注意控制室内的温度和湿度，改善档案保管条件；6.各种电器安装应牢固可靠，严禁在档案室内吸烟。
档案柜及档案存放方式：1.应按档案分类和单独存放的要求配置档案柜。尽可能采用铁质档案柜，分层、分格，可在档案柜门的左上角贴上标签，注明档案类别及起止序号。档案柜内，同一格内的档案袋上的序号、页号等在一条直线上。2.采用竖放式，依档案编号由上至下、由左至右排列。
档案包装材料应采用防潮、遮光、防尘及不易虫蛀材料。